Een sportschool
die zichzelf bijhoudt.
EN Sport Fight Academy geeft kickboksen, worstelen en BJJ in Rotterdam, voor kinderen, volwassenen en ladies only. De lessen zijn 's avonds. De administratie kwam daar bovenop.
Ingeschreven en betaald, zonder balie.
De vraag
Nieuwe leden, proeflessen en opzeggingen kwamen binnen via losse formulieren, mail en de balie. Bijhouden wie lid is en wie betaald heeft, kostte elke week tijd die er niet was.
Wat we bouwden
Een snelle website
Met het aanbod, het rooster per doelgroep en per sport, en alle informatie voor ouders en leden.
Online inschrijven in drie stappen
Een nieuw lid vult één formulier in, verdeeld over drie korte stappen. Het inschrijfgeld gaat via iDEAL en de machtiging voor de contributie wordt direct afgegeven.
Proefles aanvragen
Het lid kiest de training en het moment. De tijden komen rechtstreeks uit het rooster, en er volgt direct een bevestiging per mail.
Online opzeggen
Per training, met de opzegtermijn erbij uitgelegd en direct een bevestiging. De club ziet de opzegging meteen in het portaal.
Een eigen clubportaal
Aanmeldingen, opzeggingen, proeflessen, berichten en sollicitaties op één plek. Op een afgeschermd adres, en als app op de telefoon.
Koppeling met Mollie
iDEAL voor het inschrijfgeld en een SEPA-machtiging voor de contributie. De betaalstatus staat in het portaal.
Alles in één scherm. Ook vanuit de zaal.
Een eigen beheeromgeving op een afgeschermd adres. Aanmeldingen, opzeggingen, proeflessen, berichten en sollicitaties staan bij elkaar. Het portaal staat als app op de telefoon, en de WordPress-backend is niet meer nodig.
Overzicht
Hoe de club ervoor staat, op één scherm.
- Actieve leden en de contributie per maand, allebei met een trendlijn over twaalf maanden
- De verdeling tussen kinderen, volwassenen en ladies only, en de netto groei per kwartaal
- Leden per categorie: kickboksen, worstelen en BJJ, voor kinderen en volwassenen
- De recentste aanmeldingen, met de betaalstatus erbij
Aanmeldingen
Elke online inschrijving, gekoppeld aan de betaling in Mollie.
- Een detailweergave per inschrijving met contactgegevens, training, startdatum en betaling
- Zoeken en filteren op naam, mail of training
- Met één klik exporteren naar Excel, beveiligd met een wachtwoord
Op de telefoon
Het portaal staat als app op het beginscherm.
- De details worden een uitklapbare kaart, met knoppen om direct te bellen of te mailen
- Opzeggingen met de opzegtermijn en de reden erbij
- Een eigen icoon op het beginscherm, zonder app store
Veilig ingericht. En de AVG geregeld.
- Aanmeldingen, opzeggingen en proeflessen per maand naast elkaar
- Drukte per dag, zodat zichtbaar is wanneer de meeste aanvragen binnenkomen
- De groei vergeleken met vorig jaar
- Een eigen rol voor de club: de eigenaar ziet alleen wat hij nodig heeft
- Inloggen met tweestapsverificatie, op een eigen inlogscherm in de huisstijl
- Een afgeschermd adres, onzichtbaar voor wie niet is ingelogd
- Per soort inzending een eigen termijn, daarna automatisch opgeschoond
- Proeflessen en contactberichten na 6 maanden, opzeggingen na 13 maanden
- Sollicitaties na 4 weken
Het clubportaal van EN Sport. De namen en cijfers in deze voorbeelden zijn verzonnen.
Wat het oplevert
Inschrijven, betalen en opzeggen doen leden zelf, ook buiten de lesuren. Overtypen en nabellen is niet meer nodig.
De eigenaar ziet op zijn telefoon hoeveel leden er zijn en in welke groep. Losse lijstjes zijn niet meer nodig.
Aanmeldingen, opzeggingen en proeflessen per maand naast elkaar, zodat een drukke of rustige periode meteen opvalt.
Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Dat gebeurt automatisch, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Wil je ook dat je administratie zichzelf bijhoudt? Lees hoe we werken met AI en automatisering, wat er komt kijken bij een website laten maken, of bekijk de andere succesverhalen.
Jouw nieuwe website begint hier.
Kies een moment dat je uitkomt. Een half uur online, of een uur bij jou op locatie.
Je krijgt meteen een bevestiging.
Vrije momenten ophalen...